Hoppa till innehåll
Välj kapitel

01
Inledning

Presentation av Stefan
Varför rapporten är framtagen
Stefans topptips?

02
Elva tips för att bli en bra beställare

1. Förbered den nya upphandlingen i god tid

Se till att förbereda den nya upphandlingen i god tid. Det bör finnas utrymme för en övergripande dialog med branschen om utvärdering, behov och innovationer. Planera tid och möten med leverantörer, branschorganisationer och hämta inspiration från andra upphandlande myndigheter. Kommunicera och efterfråga svar på era framtida behov och övergripande mål. Till exempel samarbeten för kompetensförsörjning eller om hållbarhet.


2. Utvärdera ert nuvarande avtal tillsammans med beställarna

Utvärdera ert nuvarande avtal tillsammans med beställarna.

  • Har det funnits tillräckligt med leverantörer i ramavtalet?
  • Har ramavtal eller ert Dynamiska Inköpssystem (DIS) fungerat på det sätt ni har önskat?
  • Har ni träffat rätt med volymer?
  • Har villkoren varit balanserade och har ni följt upp dem?
  • Har avropsmodellen gett er leveranserna så som ni förutspådde?
  • Har upphandlingen gett den kvalitet på tjänsterna som ni förväntade er?

Sammanställ och förankra eventuella ändringar hos er beställarorganisation.


3. Upprätthåll dialogen under hela upphandlingsprocessen

Upprätthåll dialogen under hela upphandlingsprocessen. Det kommer finnas behov av att stämma av med branschen. Företagen uppskattar era frågor. Det är ett bra sätt för att undvika enkla misstag. Ofta kan ett samtal mellan beställare och bransch ge en bättre förståelse för varandra situation. Dialog ger förklaringar som löser både enkla och komplicerade frågeställningar. Leverantörerna kan komma med alternativa sätt till era villkor eller tjänsterna som ska beställas. Dialogen kan även ge mer ovana leverantörer möjligheten att ta steget att lämna anbud i er upphandling.

    Tips: Idag är frågor kopplade till integritet, bakgrundskontroll, dataskydd och tester viktiga frågor på kompetensförsörjningsmarknaden. Stäm av de här frågorna med branschens leverantörer innan upphandlingen.

    Tips: Se positivt på leverantörernas frågor under upphandlingen. Ge alltid förklarande svar. Var lyhörd för om förtydliganden behövs så att upphandlingsdokument och anbud bli bättre för allas nytta.


    4. Se till mer än pris

    1. Upphandlingar som enbart utvärderas på pris är inte nödvändigtvis alltid det bästa i vår bransch. I många fall efterfrågas även andra kvaliteter som branschkompetens, leveranssäkerhet, serviceförmåga och nätverk som viktiga aspekter för ett lyckat avtal. Överväg därför även andra värden i er utvärdering än enbart priset.

    Tips: överväg möjligheten att testa andra sätt att utvärdera på, tex genom fiktiva fall eller anbudsintervjuer.

    Tips: Öka möjligheten att få konkurrenskraftiga anbud genom att sätta er in i möjliga risker för leverantörerna och hur det kan påverka prisnivå eller möjligheten att lämna anbud.


    5. Använd tydliga och enkla anbudsinstruktioner

    Både myndigheten och leverantörerna lägger ner många arbetstimmar på upphandlingen. Därför är det viktigt att ni är både kan ha ett tydligt och enkelt innehåll. Lägg tid på att ta bort saker i underlaget som kan uppfattas som motsägelsefullt eller som inte är relevant för just den här upphandlingen. Tydliga, enkla anbudsinstruktioner minskar risken att behöva utesluta anbudsgivare på grund av missförstånd. Samla kraven på vilka uppgifter och verifikat som ska lämnas in så att anbudsgivare inte behöver leta i olika handlingar. Villkor ska inte vara med av slentrian. Allt ska gå att följa upp. Var tydliga med hur er uppföljning kommer att genomföras. Överväg att ta in leverantörernas verifikat på anmodan, det kan effektivisera processen.

      Tips: beskriv er upphandling i en inledande text där ni sammanfattar upphandlingens innehåll och kvalificeringskraven.


      6. Kontrollera branschspecifika villkor

      Kontrollera alltid med branschorganisationen om branschspecifika villkor, exempelvis arbetsrättsliga villkor, mervärde för auktorisation eller hur allmänna bestämmelser bäst kan formuleras.

      Tips: Utgå från kollektivavtal som används av branschens företag istället för kollektivavtal från offentlig sektor.


      7. Återkoppla alla anbud

      Ta er tid att återkoppla till alla leverantörer som har lämnat anbud. Erbjud möjligheten att träffas för att ge muntlig återkoppling.


      8. Behövs verkligen PUB-avtal?

      Fundera både en och två gånger om ni behöver ställa krav på PUB-avtal eller om det snarare finns risker med att överreglera ett upphandlat avtal. Överreglering eller otydligheter kan leda till att leverantörer väljer att avstå. Samma sak gäller för långtgående krav på överföring av immateriella rättigheter. Behöver verkligen myndigheten rättigheterna exklusivt? Ofta är icke-exklusiva rättigheter bättre då även andra myndigheter skulle kunna ta del av leverantörernas utveckling.


      9. Tydliga underlag ger bra anbudskalkyler

      Tydliga underlag är en förutsättning för att anbudskalkylen ska bli realistisk och anbuden konkurrenskraftiga och jämförbara. Otydligheter kan vara kostnadsdrivande och även öka risken att någon mindre nogräknad leverantör ”chansar”. Det finns alltid risker med allt för komplicerade affärsmodeller eller varukorgar.


      10. Se till att följa upp

      Lägg tid och resurser på en effektiv uppföljning. Uppföljning minskar risk för korruption och osund konkurrens och säkerställer också att ni får den kvalitet som ni har efterfrågat till rätt pris. Uppföljningen bidrar till att säkerställa att allt det ni efterfrågade i upphandlingen verkligen levereras.

      Tips: Planera in och redovisa de kommande uppföljningsmötena redan vid avtalsstart.

      Tips: Följ upp ert avtal på flera nivåer, dvs både med leverantörernas ledning och med leverantörernas utförande konsulter.


      11. Kategoristyr upphandling av kompetenstjänster

      En upphandlande myndighet bör överväga att kategorisera upphandlingar av kompetenstjänster (bemanning, rekrytering med flera). Kategoristyrning kan beskrivas som en metod där inköpen analyseras utifrån olika kategorier, till exempel konsulttjänster. Kategorierna ger förutsättningar att arbeta mer strategiskt med inköp, bland annat med hjälp av ett tvärfunktionellt arbetssätt.

      En anledning är att engagera flera delar av organisationen som har intresse av kategorin. Genom att möjliggöra specialisering kan organisationen få bättre marknadskännedom, vilket i sin tur kan ge optimerade inköpsstrategier.